議事録作成の攻略法：何言ってるかすら分からない編

こんにちは。
様々な悩みを解決する「人生ヘルプデスク」です。

この記事では、

また、更なる詳細情報も発信予定ですが、知りたいことや質問などがありましたら、是非コメントしてくださいね。

はじめに

今、あなたには悩みや課題がありますか？人によって様々なものを思い浮かべるかと思います。人間関係、勉強、仕事、お金、、、、

それぞれの具体的な解決方法は追ってお伝えしますが、今回は仕事術です。特に、チーム内における若手が担当するケースの多い、議事録の作成方法をお伝えします。

ケーススタディ

次のような事例があったとき、あなたならどうすればいいと思いますか？

若手のAさんは、上司のBさんから、社内の朝ミーティングでの議事録を作成するよう指示されました。
Aさんはリスニングや理解力に自信がないため、内心焦りました。ミーティング中、Aさんは先輩社員の発言を必死に紙にメモします。キーワードを断片的にメモできましたが、その他の聞き逃しや、要するに何を言ってたのか等が分かりませんでした。先輩社員に気軽に聞けるような関係ではなく、顔色を伺ってしまい躊躇。結果として、メモしたキーワードに適当に補足のうえ上司に提出したところ、「え、これだけ？他にもXXXXとか言ってたよね？」と苦言を呈され、修正されました。
Aさんは、次回からどうすればいいでしょうか？

本ケースのポイント

今回のポイントは、Aさんはリスニングや理解力に自信がない中で、どうにか独力で一定品質の議事録を作成することだと考えています。
もちろんメンタル・心構えをスキルアップすることにより、先輩社員に気軽に聞く方法もあると思います。しかし、議事録をある程度の形にしておいた方が話しかけやすくもなるでしょう。

一定品質の議事録を作成するポイント

議事録を作成するとき、一定品質にする方法はどうすればいいでしょうか？ポイントは、まずは内容をモレなく記載することです。さきほどのケースにも「え、これだけ？他にもXXXXとか言ってたよね？」とあったように、記載モレを指摘されるケースが多いです。

そんなことを書くと、「正直何言ってるかわからなすぎて泣きそう」「全部メモできない」なんて声も挙がるのではないでしょうか。私も昔はそうでした。IQガチャが外れたのだと、議事録でどんよりしてました。
でも大丈夫です。昔ならばいざ知らず、今の時代なら解決できます。

記載モレなく全てメモする方法。それは、現時点では録音が有力だと思います。
（機密情報などで録音禁止だと難しいですが）
録音して、とにかく文字起こしをする！
何言ってるか分からない箇所は何回も繰り返し聞き直す！

このような地道な作業を積み上げることが大切だと思います。
なお、当時のヘルプデスクは、何を言ってるか全然分からず、同じ箇所を5-6回繰り返し聞いてた記憶があります。しかし、そんなことをやってるうちに、録音すら不要になってきますが、それはまだ先の話。。

ちなみに、スマホの録音アプリでも音質は充分かと思ってます。スマホであれば、音が拾いやすいようさりげなく机の上に置いたり、難しければ胸ポケットなどに入れることも可能です（前者がおすすめです。後者は音が拾えなかったり、ノイズが発生するリスクもあるので）

以上より、まずは録音して内容をモレなく記載する。そのうえで、聞き取れなかった/理解できなかった箇所を、先輩なりに確認してみるというステップが効率的なのではないかと思います。
※また、次のステップとして、文章の推敲方法（モレなく記載した文章のレベルアップ）については、また次回お伝えする予定です

まとめ

ここまで、以下のようなことを説明しました。

• 議事録はモレなく記載すること
• モレなく記載するには、リスニングや理解力は必要ないこと
• 録音して文字起こしをすること（何回も繰り返し聞き直してOK）

しっかり対策して、悩み解決の地盤を固めましょう！

おわりに

あなたも今、悩んでいることがあるのではないでしょうか？しかし、解決する方法が分からない、あるいは実行する方法が分からない。なぜなら、そのやり方を学んでいないからです。

学校では、学習指導要領などに沿った授業がなされますが、人生で訪れる悩みを解決する方法を教えている訳ではないです。教える側の立場である教師/先生だって、むしろ知りたいくらいなのです。つまり、残念ながら、自身でどうにかするしかないというのが、実態（暗黙の了解）となります。

これを打開するために、本サイトではこれらの悩みを解決する方法、人生の悩みに対するヘルプデスクを提供します。

ここまで見て下さってありがとうございます。
本サイトを通じて、あなたを支援します。引き続き、応援してくれると嬉しいです。